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Web Director Sala's Diary

Webディレクターの日々の徒然を綴ります

仕事がデキる人は返信が早い。コミュニケーションコストを下げて円滑に仕事をするには?

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仕事がデキる人は返信が早い

ビジネスの自己啓発の本やコラムにはよく「仕事がデキる人は返事が早い」といわれていますが、これは私の実体験からも非常に納得のいくものです。業務連絡をメールやチャットで行ったとしても相手からの返信がない場合は、送信した側はとても不安になります。返信が到着していないか何度も確認しなければなりませんし、何より仕事が停滞するリスクもあります。

人心掌握術の鉄人、元内閣総理大臣である田中角栄氏もこのように述べています。

業務連絡がきた場合はまず返信することが大切です。しかし、返信の内容に時間がかかるものや返事がしにくい場合はどうすれば良いでしょうか?

仕事がデキる人の連絡術1:連絡を受領したことを回答する

連絡内容にすぐ回答ができれば良いのですが内容によっては回答に時間がかかるものもあります。その場合は理由も添えて「○日までに回答します」と返信しましょう。それだけでも、いつ連絡がくるのか目安が分かるので円滑に進みやすくなります。

仕事がデキる人の連絡術2:理由を考えるより返信を早めることに集中する

言いにくいことほど、角の立たない言い回しはないものかと色々と考えてしまいます。しかし、そういう時は結論だけ伝えておき、理由は対面(または電話で)お伝えする、とするのもひとつの方法です。対面の方が声のトーンなどで悪気がないことも伝わりやすいので、テクニックとして覚えておくのも良いでしょう。

また、ビジネスメールの書き方の指南本はたくさんありますので、それを参考にしてもいいですね。デキる人は返事が早い。これはメールでもチャットでも変わりません。

 

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コミュニケーションコストとは?

コミュニケーションコストとは、相手とのコミュニケーションにかかるコストを言います。

 

Bさんの場合

A「Bさん、○○ページの更新をお願いします。指示書は送りました。不明点ありましたら遠慮なく質問してください。」

B「指示書の内容を確認しました。問題ないので着手します。」

(数日後)

B「完了したので送ります。」

A「ありがとうございました。」

 

Cさんの場合

A「Cさん、○○ページの更新をお願いします。指示書は送りました。不明点ありましたら遠慮なく質問してください。」

C(返事なし)

A「指示書は見ていただけましたか?」

C「あ、はい。見ましたけど...。分かりました。」

A「質問ありましたら都度お声かけください。」

(数日後)

A「Cさん、できましたか?」

C「やってみたのですが、実は分からないことがあったので、できていません。」

A「不明点あったら、その都度質問してくださいとお願いしていたと思いますが...。どこが分からないのですか?」

C「この部分をどうしたらよいか分からなくて...」

A「社内の開発環境のスタートアップ用資料に記載ありましたよ。確認していなかったのでしょうか?また、分からないことがあったら私やBさんに質問してもよかったですね。今後はそのように対応してください。」

C「わかりました。」

A「いつ頃できそうですか?」

C「やってみないとわかりません。」

A「では、今日の夕方にまた進捗の確認します。その時の状況を報告してください。」

 

同じことを伝えるにも、その相手に対してどれだけの労力がかかるのかをコミュニケーションコストといいます。上記の2例では、Bさんはコミュニケーションコストが低、Cさんが高です。

返信が遅い(ない)人は、周囲にコミュニケーションコストをかけている

ビジネスにおいては交渉事や連絡事項が多く発生します。その中で、返事が遅い・しないという状況は、送信側からはどういう状況がわかりません。

そのため、送信者は「相手は読んだか?」「いつ返事が来るのか?」を気にしつづけなければならない状態となります。

この「返事はまだか?」と何度もメールやチャットを気にしている状態は、コミュニケーションコストがかかっている状態です。

 

サービスとしての成果物は同じであっても、このコミュニケーションコストが高い人と低い人とでは、そこまでに至る工数に雲泥の差が出ます。Webの世界は工数計算が一般的ですから、このようなことでも工数が跳ね上がります。

 

「たった5分」ではない。他人に回答の催促をさせることは全体の生産性を大きく下げている

以前、勤務していた会社には業務連絡のメールに返信をしない人が数人おりました。期日になるとディレクターや関係者から催促の連絡が入るので、それを目安に仕事をしていたようです。

 

酷いときは「見落としてた」「言おうと思ってたけど状況が変わった」などと言い訳して、結局スケジュールを引き直すこともありました。このタイプはタスク管理ができないため、朝・夕に進捗確認をする必要があります。もちろんコミュニケーションコストは極高です。

 

一方で自分の業務のタスクを適切に管理して、業務連絡のメール返信はもちろんのこと、適切に報・連・相ができる人もおりました。この方たちはコミュニケーションコスト低の人です。

 

コミュニケーションコスト高と低の人では、同じ期間での成果物の生産量には大きく差が出ました。もちろん、コミュニケーションコスト低の人と一緒に仕事をした方が、量が多くも質も良いものを制作することができました。

 

「今日が期日です」といった連絡事項を出すことも工数がかかります。

タスク管理ができていない人ほど、進捗確認の連絡を軽視しており、自分でもタスク管理をするように促しても「それくらいの連絡は5分もかからないだろう」と主張して改善しません。

 

しかし、進捗確認の連絡をする前にはさまざまな確認作業をしています。メールや連絡を見落としていないか、関係者が伝言を預かってないか、病欠等で休んでいないか、何か理由があって返事がないのか...など。

様々なことを想定しながら確認作業を行いますし、問い合わせのメール(チャット・タスク管理ツール)を打つだけでなく、さらに返事を受領して内容を確認して、また返信する...という作業もありますから5分程度では収まりません。

 

このような作業が1日に何件もあったらどうでしょう。

1日5件リマインド連絡を送り、それが毎日だったら?

1回の連絡を10分で計算するとこうです。

 

10(分)x5(件)x20(日/1ヶ月の営業日)=1000分(約17時間)

 

本人は「たった5分」を奪ったつもりでも、塵も積もれば山となり、1ヶ月にするとディレクターから17時間も奪っています。これだけの時間があったら、例えばサイト調査やリファレンスを充実させるなど他にいろいろなことができます。

タスク管理できない人の進捗確認の連絡をする時間に費やすよりも、生産的なことに時間を費やす方がよほど有意義です。

 

このように、コミュニケーションコストを安易に考えている人ほど、周囲にコストをかけ続けて全体の生産性を下げています。仕事がデキる人は返信しないことのリスクを知っていますから、悪い返事ほどすぐに返事をする習慣がついているのです。

まとめ

今回は「返信」を通じてコミュニケーションコストについて書きましたが、コミュニケーションコストが下がる要因は他にも様々あります。しかし、連絡の返信をすぐに行うことは誰でも簡単にできることなので、もし心当たりのある人はすぐに取り入れてみると良いでしょう。返信が早い方が誠実な人柄であることが伝わりやすいですし、今までそうしていなかった人は返信を早めることで仕事が円滑に進むことを実感できるようになるはずです。