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コミュニケーションコストとは?すぐに返事をしてコミュニケーションコストを削減しよう

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こんにちは。川上サラ(@sala709)です。仕事をしていると、すぐに返事が来る人とそうでない人では、仕事がスムーズに進むかどうかにも差が出るなー、と考えたことありませんか?

 

私はあります!

 

いつも、すぐに連絡をくれない人に、返事をすぐに出すようにお願いしても、なかなか改善してくれず、あげくに『返信の催促くらい、5分もかからないんだからやってよ』と逆ギレされることもあります。

 

仕方がないので、返信の催促をしていると

また○○さんから催促が来ちゃってさー(こわーい)

と勝手に怖い人扱いされたりなんかして。

 

いや、こっちも工数を使って催促しているんだけど!

今回はそんなモヤモヤを書いていきたいと思います。

 目次

仕事がデキる人は返信が早い

人心掌握術の鉄人、元内閣総理大臣である田中角栄氏はこのように述べています。

ビジネスの自己啓発の本やコラムには、「仕事がデキる人は返事が早い」といわれています。自分がコミュニケーションパスを止めることは、全体の業務を止めてしまう、ということなのです。

 

有能な人はそれを知っていますから、すぐに返事を出す習慣がついているんですね。

president.jp

 

コミュニケーションコストとは?

コミュニケーションコストとは、文字通り相手とのコミュニケーションにかかるコストを言います。「1を聞いて10を知る」は、コミュニケーションコストが低い状態です。

同じことを伝えるにも、一言で伝わる人もいれば、アレコレ説明しないと伝わらない人もいるでしょう。そのコストをコミュニケーションコストといいます。

 

事例)Bさんの場合

A「Bさん、○○ページの更新をお願いします。指示書は送りました。不明点ありましたら遠慮なく質問してください。」

B「指示書の内容を確認しました。問題ないので着手します。」

(数日後)

B「完了したので送ります。」

A「ありがとうございました。」

 

事例)Cさんの場合

A「Cさん、○○ページの更新をお願いします。指示書は送りました。不明点ありましたら遠慮なく質問してください。」

C(返事なし)

A「指示書は見ていただけましたか?」

C「あ、はい。見ましたけど...。分かりました。」

A「質問ありましたら都度お声かけください。」

(数日後)

A「Cさん、できましたか?」

C「やってみたのですが、実は分からないことがあったので、できていません。」

A「不明点あったら、その都度質問してくださいとお願いしていたと思いますが...。どこが分からないのですか?」

C「この部分をどうしたらよいか分からなくて...」

A「その内容は社内のスタートアップ用資料に記載ありましたよ。それに、分からないことがあったら私やBさんに質問してもよかったですね。今後はそのように対応してください。」

C「わかりました。」

A「いつ頃できそうですか?」

C「やってみないとわかりません。」

A「では、今日の夕方にまた進捗の確認します。その時の状況を報告してください。」

 

上記の2例では、Bさんはコミュニケーションコストが低、Cさんが高の状態です。

 

「たった5分」ではない。返信しないだけで、全体の生産性を大きく下げている

返信を促す連絡をするのも工数がかかります。

タスク管理ができていない人ほど、こういった連絡を軽視して「それくらいやってよ」と平気で言ってきます。

 

しかし、返信を促す側からすると、「あの件、ご確認いただけましたか?」と連絡をする前に、実はさまざまな確認作業をしています。

 

まず、メールの返信がきていないか、見落としていないか。

関係者が伝言を預かってないか、病欠等で休んでいないか。

何か理由があって返事がないのか...など。

 

様々なことを想定しながら確認作業を行い、「返信がない」と判断してやっと、問い合わせの連絡をします。そして、そこからさらに返事を受領して内容を確認して、また返信する...という流れです。5分程度では収まりません。

 

このような作業が1日に何件もあったらどうでしょう。

1日5件リマインド連絡を送り、それが毎日だったら?

1回の連絡を10分として、これが一ヶ月続くとこうです。

 

10(分)x5(件)x20(日/1ヶ月の営業日)=1000分(約17時間)

 

返信しない人からすれば、他人から「たった5分」を奪ったつもりでも、塵も積もれば山となり、1ヶ月にすると17時間も奪っています。これだけの時間があったら、他の有効なことに使いたいものです。

 

このように、コミュニケーションコストを安易に考えている人ほど、周囲にコストをかけ続け、全体の生産性を下げています。

仕事がデキる人は返信しないことのリスクを知っていますから、悪い返事ほどすぐに返事をする習慣がついているのです。

 

しかし、返信の内容に時間がかかるものや返事がしにくいものは、いったいどうすれば良いのでしょうか?仕事のデキる人はこのように返信しています。

 

コミュニケーションコストを下げる返信術

1:連絡を受領したことを回答する

内容によっては、回答に時間がかかるものもあります。その場合は、理由も添えて「○日までに回答します」と返信します。そして、その時間はもちろん守られます。

 

2:言いにくいことは、電話や対面で伝えてからメールする

言いにくいことほど、角の立たない言い回しはないものか、と色々と考えてしまいます。しかし、メールでは表情やニュアンスは伝わりにくいものです。

 

そういう時は、まず対面や電話でお伝えする、とするのもひとつのテクニックです。申し訳ない表情と声でお伝えすることで、悪気がないことが伝わります。その後で、フォローのメールを送れば、誤解なく円滑に進みやすいでしょう。

 

3:言い回しのパターンを準備しておく

有能な上司や先輩の言い回しでよいものがあれば、自分の中にストックしておきましょう。また、ビジネスメールの書き方の指南本を参考にするのもいいですね。

 

デキる人は返事が早い。これは時代は関係なく不変のルールではないでしょうか。

 

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